home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The World of Computer Software / The World of Computer Software.iso / tcnbp2o3.zip / MM5.DOC < prev    next >
Text File  |  1992-08-08  |  23KB  |  727 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.      CROSS REFERENCING PROCEDURES FOR SYNONYMS
  8.  
  9.      The four major steps for cross referencing synonyms are:
  10.  
  11.           1) Create a heading, if it does not already exist.
  12.  
  13.           2) Access the desired heading.
  14.  
  15.           3) Review the heading while adding or deleting related references or
  16.           comments.
  17.  
  18.           4) Exit to the main menu to save changes.
  19.  
  20.  
  21.  
  22.      Creating a Synonym Heading
  23.  
  24.  
  25.      To create a synonym heading, proceed as follows:
  26.  
  27.      1)  Select 5 from the main menu.
  28.  
  29.      A screen appears with the heading SYNONYMS.  A box on the screen is
  30.      divided into 3 columns.  The top word in the left column is highlighted.
  31.  
  32.      2)  Scroll through the list in the left column using PG UP, PG DN, HOME,
  33.      END, F6 or up arrow, down arrow until a desired word is highlighted.
  34.  
  35.      3)  Press ENTER.  When the highlighted word appears in the middle column,
  36.      your heading is created.
  37.  
  38.      At this point you can access the created synonym heading by performing the
  39.      procedure that follows beginning at step 2.  Or you can press ESC to
  40.      return to the Main Menu.  Notice that the title of the middle column is
  41.      'Words with Synonyms'.  ESC will not return you to the Main Menu if the
  42.      title of the middle column is 'Synonyms for xxxxxxx' where xxxxxx is a
  43.      word you have selected.
  44.  
  45.  
  46.  
  47.      Accessing a Synonym Heading
  48.  
  49.  
  50.      To access a created synonym heading, proceed as follows:
  51.  
  52.      1)  Select 5 from the main menu.
  53.  
  54.      A screen appears with the heading SYNONYMS.  A box on the screen is
  55.      divided into 3 columns.  The top word in the left column is highlighted.
  56.  
  57.      2)  Press the TAB key once.  The highlighting moves to the middle column.
  58.  
  59.  
  60.                                             40
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.  
  72.  
  73.  
  74.      3)  Scroll through the middle column using PG UP, PG DN, HOME, END or the
  75.      up and down arrow keys until the desired heading is highlighted.   (F6
  76.      won't work when the highlighting is in the middle column.)
  77.  
  78.      4)  Press ENTER.  The title block of the middle column changes to
  79.      'Synonyms for xxxxxxx' where xxxxxx is the desired heading.  The word you
  80.      selected as the desired heading is highlighted.  You now have access to
  81.      the selected heading for review, print out, exporting to disk, updates
  82.      including additions, deletions to cross references or comments, or even
  83.      elimination of the entire synonym heading.
  84.  
  85.      Words previously entered under this heading (if any) appear in the middle
  86.      column.  Notes previously entered under this heading (if any) appear in
  87.      the right column.
  88.  
  89.      The middle and right columns will be blank if this is the first time you
  90.      have accessed the subject heading.  You can move the highlighting among
  91.      the three columns and the middle column title block using the TAB key.  If
  92.      the middle column is blank, it will be skipped.
  93.  
  94.      If you press ESC while the cursor is in the rightmost column, the cursor
  95.      is removed from the rightmost column and the highlighting appears in the
  96.      left column.
  97.  
  98.      If you press ESC while the highlighting is in the left column, the middle
  99.      column title block, or in the middle column, the title of the middle
  100.      column changes to 'Words with Synonyms'.
  101.  
  102.  
  103.  
  104.      Reviewing the Selected Heading
  105.  
  106.  
  107.      Cross references and notes associated with a heading can be reviewed after
  108.      the heading is accessed according to the preceding procedure.  The
  109.      associated cross references can be reviewed using either the F2 or the F3
  110.      key.  Procedures for reviewing notes and cross references follow.
  111.  
  112.  
  113.  
  114.      Reviewing Notes
  115.  
  116.  
  117.      To review notes, press the TAB key until the cursor appears in the
  118.      rightmost column.  Use the scroll keys PG UP, PG DN, HOME, END, up arrow
  119.      and down arrow to move through the comments as desired.  If all comments
  120.      appear in the window, PG UP and PG DN will have no effect.
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.                                             41
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137.  
  138.  
  139.      Reviewing Cross References using the F2 Key
  140.  
  141.      One method for reviewing cross references using the F2 key involves
  142.      pressing F2 while the accessed heading is highlighted in the title block
  143.      of the middle column.  The other method involves pressing F2 while a word
  144.      in the middle column is highlighted.  The results obtained by each method
  145.      and practical applications of each method are described below.
  146.  
  147.  
  148.  
  149.      F2 from the Title Block of the Middle Column
  150.  
  151.  
  152.      With a heading accessed,
  153.  
  154.      1)  Press the TAB key until the highlighting appears over the accessed
  155.      heading in the title block of the middle column.
  156.  
  157.      2)  Press F2.
  158.  
  159.      The synonym screen is replaced by a series of phrases that have been
  160.      previously cross referenced to the accessed heading.  All phrases that
  161.      have been cross referenced to the selected heading are accessed.  To
  162.      return to the synonym screen press the ESC key.
  163.  
  164.      OR, you can scroll through the displayed phrases using the scroll keys PG
  165.      UP, PG DN, HOME, END, up arrow or down arrow.
  166.  
  167.      Pressing F3 displays the text of the Constitution with the highlighted
  168.      phrase on the 4th line of the screen.  See F3 from the Title Block of the
  169.      Middle Column.
  170.  
  171.      Pressing F4 deletes cross-reference to occurrence of highlighted word in
  172.      highlighted phrase.  See Deleting References to Individual Occurrences of
  173.      Words.
  174.  
  175.  
  176.  
  177.      F2 from a highlighted word in the Middle Column
  178.  
  179.  
  180.      With a heading accessed,
  181.  
  182.      1)  Press the TAB key until the highlighting appears over the first word
  183.      in the middle column.
  184.  
  185.      2)  Scroll through the middle column using PG UP, PG DN, HOME, END or the
  186.      up and down arrow keys until the desired word is highlighted. (F6 won't
  187.      work when the highlighting is in the middle column.)
  188.  
  189.      3)  Press F2.
  190.  
  191.  
  192.                                             42
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.  
  203.  
  204.  
  205.  
  206.      The synonym screen is replaced by a series of phrases that have been
  207.      previously cross referenced to the accessed heading.  Only those cross
  208.      referenced phrases that contain the highlighted word are accessed.  To
  209.      return to the synonym screen press the ESC key.
  210.  
  211.      OR, you can scroll through the displayed phrases using the scroll keys PG
  212.      UP, PG DN, HOME, END, up arrow or down arrow.
  213.  
  214.      Pressing F3 displays the text of the Constitution with the highlighted
  215.      phrase on the 4th line of the screen.  See F3 from a highlighted word in
  216.      the Middle Column
  217.  
  218.      Pressing F4 deletes cross-reference to occurrence of highlighted word in
  219.      highlighted phrase.  See Deleting References to Individual Occurrences of
  220.      Words.
  221.  
  222.  
  223.  
  224.      Reviewing Cross References using the F3 Key
  225.  
  226.  
  227.      One method for reviewing cross references using the F3 key involves
  228.      pressing F3 while the accessed heading is highlighted in the title block
  229.      of the middle column.  Another method involves pressing F3 while a word in
  230.      the middle column is highlighted.  A third method (mentioned previously)
  231.      involves using the F2 key to locate a specific phrase and then pressing
  232.      the F3 key.  The results obtained by each method and practical
  233.      applications of each method are described below.
  234.  
  235.  
  236.  
  237.      F3 from the Title Block of the Middle Column
  238.  
  239.  
  240.      With a heading accessed,
  241.  
  242.      1)  Press the TAB key until the highlighting appears over the accessed
  243.      heading in the title block of the middle column.
  244.  
  245.      2)  Press F3.
  246.  
  247.      The synonym screen is replaced by the text of the Constitution with the
  248.      first occurring cross reference to the accessed heading on the 4th line of
  249.      the screen. (Exception is when cross reference occurs with 1st 4 or last
  250.      14 lines of active version or portion)  To return to the synonym screen
  251.      press the ESC key.
  252.  
  253.      OR, you can scroll through the cross referenced phrases using the
  254.      left and right arrow keys.
  255.  
  256.  
  257.  
  258.                                             43
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.  
  269.  
  270.  
  271.      Scroll keys PG UP, PG DN, HOME, or END can be used to scroll through the
  272.      text as per usual.
  273.  
  274.  
  275.  
  276.  
  277.      F3 from a highlighted word in the Middle Column
  278.  
  279.      With a heading accessed,
  280.  
  281.      1)  Press the TAB key until the highlighting appears over the first word
  282.      in the middle column.
  283.  
  284.      2)  Scroll through the middle column using PG UP, PG DN, HOME, END or the
  285.      up and down arrow keys until the desired word is highlighted. (F6 won't
  286.      work when the highlighting is in the middle column.)
  287.  
  288.      3)  Press F3.
  289.  
  290.      The synonym screen is replaced by the text of the Constitution with the
  291.      first occurring cross reference to the accessed heading that contains the
  292.      word you indicated on the 4th line of the screen. (Exception is when cross
  293.      reference occurs with 1st 4 or last 14 lines of active version or portion)
  294.      To return to the synonym screen press the ESC key.
  295.  
  296.      OR, you can scroll through the cross referenced phrases that contain the
  297.      indicated word using the left and right arrow keys.
  298.  
  299.      Scroll keys PG UP, PG DN, HOME, or END can be used to scroll through the
  300.      text as per usual.
  301.  
  302.  
  303.  
  304.      Adding Cross References to the Accessed Heading
  305.  
  306.  
  307.      Cross references can be added in two ways.  Before you can add cross
  308.      references to a heading, the heading must already be created and accessed
  309.      according to the preceding materials.  Once a heading is created and
  310.      accessed, you can indicate that every occurrence of a word is a synonym to
  311.      the accessed heading or that an individual occurrence of a word is a
  312.      synonym.  You can access the heading and change the cross references as
  313.      many times as you want to.
  314.  
  315.  
  316.  
  317.      Cross Referencing Every Occurrence of a Word
  318.  
  319.  
  320.      With the desired heading accessed, proceed as follows:
  321.  
  322.  
  323.  
  324.                                             44
  325.  
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334.  
  335.  
  336.  
  337.      1)  If the highlighting is not in the leftmost column, press the TAB key
  338.      until it is.
  339.  
  340.      2)  Scroll through the list in the left column using PG UP, PG DN, HOME,
  341.      END, F6 or up arrow, down arrow until a desired word is highlighted.
  342.  
  343.      3)  Press the ENTER key.  The highlighted word appears in the middle
  344.      column.  All occurrences of the highlighted word are now cross referenced
  345.      to the accessed heading.  To verify, use the F2 or F3 key to review the
  346.      cross references as described previously.
  347.  
  348.  
  349.  
  350.  
  351.  
  352.      Cross Referencing Specific Occurrence(s) of a Word
  353.  
  354.  
  355.      With the desired heading accessed, proceed as follows:
  356.  
  357.      1)  If the highlighting is not in the leftmost column, press the TAB key
  358.      until it is.
  359.  
  360.      2)  Scroll through the list in the left column using PG UP, PG DN, HOME,
  361.      END, F6 or up arrow, down arrow until a desired word is highlighted.
  362.  
  363.      3)  Press the F2 key.  The synonym screen is replaced by a series of
  364.      phrases that contain the word you indicated.  All phrases in the
  365.      Constitution that contain the indicated word are accessed.
  366.  
  367.      You can scroll through the displayed phrases using the scroll keys PG UP,
  368.      PG DN, HOME, END, up arrow or down arrow.
  369.  
  370.      You can return to the synonym screen without cross referencing any thing
  371.      by pressing the ESC key before you press the ENTER key.
  372.  
  373.      Pressing F3 displays the text of the Constitution with the highlighted
  374.      phrase on the 4th line of the screen.  This is desirable sometimes to
  375.      verify that the phrase you have highlighted is actually the phrase you are
  376.      looking for.  Press ESC to return to the synonym screen without cross
  377.      referencing anything or press F2 to return to the phrase display.
  378.  
  379.      With a desired phrase highlighted, press the ENTER key.  The highlighted
  380.      occurrence of the word is now cross referenced to the accessed heading.
  381.      The word you indicated before pressing F2 is added to the middle column if
  382.      it was not already there.
  383.  
  384.      You can cross reference as many phrases as you wish.  If you attempt to
  385.      duplicate the cross reference of an occurrence of a word to the accessed
  386.      heading, the duplicate reference is ignored.  However, that same word can
  387.      still be cross referenced to as many other headings under synonyms, or
  388.  
  389.  
  390.                                             45
  391.  
  392.  
  393.  
  394.  
  395.  
  396.  
  397.  
  398.  
  399.  
  400.  
  401.  
  402.  
  403.      subject in the same or other seminars as you wish.
  404.  
  405.      When all desired occurrences of a word are cross referenced to the
  406.      accessed heading, press the ESC key to return to the synonym screen.
  407.  
  408.      4)  To verify, use the F2 or F3 key to review the cross references as
  409.      described previously.
  410.  
  411.  
  412.  
  413.      Adding Comments
  414.  
  415.  
  416.      With a heading accessed, press the TAB key until the cursor appears in the
  417.      rightmost column.  On the typewriter keys, type up to 190 lines of
  418.      comments per heading, 2000 maximum lines per seminar.  Use the INSERT key
  419.      to control INS and RPLCE modes.  Use the DELETE key or the BACK SPACE key
  420.      to erase unwanted characters.  The ENTER key moves the cursor to the
  421.      beginning of the next line.  If the INS mode is selected, or if the cursor
  422.      is on the last line, it also adds a line.  Active scroll keys are PG UP,
  423.      PG DN, HOME, END, left, right, up and down arrows.  They do what they
  424.      usually do in common word processor programs.  Each time you press the
  425.      down arrow key or the ENTER key  with the cursor on the bottom line of
  426.      your comments, you consume 41 bytes of disk space.  This can add up.  For
  427.      more information, refer to the file named EDITOR.DOC.
  428.  
  429.  
  430.  
  431.      Deleting Cross References from the Accessed Heading
  432.  
  433.  
  434.      Individual cross references to the accessed heading can be deleted.  Or
  435.      all cross references of a selected word to the accessed heading can be
  436.      deleted.  Or the accessed heading can be deleted with ALL associated cross
  437.      references and comments.  Procedures to accomplish each of these delete
  438.      functions follow.
  439.  
  440.      Keep in mind that you are NOT affecting the source text file in any way
  441.      when you use the delete function (or any other feature of this program for
  442.      that matter).  No words can or will be deleted from the vocabulary list
  443.      using the F4 key.  Only the accessed heading and its cross references are
  444.      affected by the F4 key.
  445.  
  446.  
  447.  
  448.      Deleting Individual Cross References
  449.  
  450.  
  451.      With the heading accessed, proceed as follows:
  452.  
  453.      1)  Press the F2 key.  You can use the F2 key from within the title block
  454.  
  455.  
  456.                                             46
  457.  
  458.  
  459.  
  460.  
  461.  
  462.  
  463.  
  464.  
  465.  
  466.  
  467.  
  468.  
  469.      of the middle column or from a highlighted word in the middle column as
  470.      described previously under 'Reviewing Cross References using the F2 Key'.
  471.  
  472.      2)  Scroll through the displayed phrases until the phrase containing the
  473.      occurrence that you wish to delete is highlighted.  Use the PG UP, PG DN,
  474.      HOME, END, or up arrow, down arrow keys to move the highlighting.
  475.  
  476.      NOTE:  You can return to the synonym screen without deleting anything by
  477.      pressing the ESC key.
  478.  
  479.      3)  Press the F4 key.
  480.  
  481.      4)  Type a Y in response to the 'Are you sure, Y/N?' prompt.  The cross
  482.      reference to the highlighted occurrence is now deleted.  The screen is
  483.      refreshed with the deleted phrase eliminated.  If the deleted phrase is
  484.      the only phrase displayed, you are returned to the synonym screen.
  485.  
  486.      If you type N in response to the 'Are you sure, Y/N?' prompt, you are
  487.      returned to the display of cross referenced phrases.  The highlighted
  488.      phrase is NOT deleted.
  489.  
  490.      You can delete as many cross references as you wish.  When finished
  491.      deleting, press the ESC key to return to the synonym screen.  You can
  492.      return to delete other phrases anytime you wish.
  493.  
  494.      When you delete individual references using this procedure, no words are
  495.      removed from the middle column, not even if you delete all cross
  496.      references to a particular word or words.
  497.  
  498.  
  499.  
  500.      Deleting All Cross References of a Selected Word
  501.  
  502.  
  503.      With the heading accessed, proceed as follows:
  504.  
  505.      1)  Press the TAB key until the top word in the middle column is accessed.
  506.  
  507.      2)  Scroll through the displayed words until the desired word is
  508.      highlighted.  Use the PG UP, PG DN, HOME, END, or up arrow, down arrow
  509.      keys to move the highlighting.
  510.  
  511.      3)  Press the F4 key.
  512.  
  513.      4)  Type a Y in response to the 'Are you sure, Y/N?' prompt.  All cross
  514.      references to the highlighted word are now deleted.  The screen is
  515.      refreshed with the deleted word eliminated.  If the deleted word is the
  516.      only word in the middle column, the highlighting moves to the left column.
  517.  
  518.      If you type N in response to the 'Are you sure, Y/N?' prompt, the
  519.      highlighted word is NOT deleted.
  520.  
  521.  
  522.                                             47
  523.  
  524.  
  525.  
  526.  
  527.  
  528.  
  529.  
  530.  
  531.  
  532.  
  533.  
  534.  
  535.  
  536.      You can delete as many words as you wish.  When finished deleting, you can
  537.      continue performing other functions in any desired order.  You can return
  538.      to delete other words anytime you wish.
  539.  
  540.  
  541.  
  542.      Deleting the Accessed Heading
  543.  
  544.  
  545.      When you delete the accessed heading, the word no longer appears in the
  546.      middle column when the heading is Words with Synonyms.  All associated
  547.      cross references and comments are deleted.  The space used for comments on
  548.      the disk is NOT freed up.  To delete the accessed heading, proceed as
  549.      follows:
  550.  
  551.      1)  With the heading accessed, press the TAB key until the heading is
  552.      highlighted in the title block of the middle column.
  553.  
  554.      2)  Press the F4 key.
  555.  
  556.      3)  Type a Y in response to the 'Are you sure, Y/N?' prompt.  Screen is
  557.      refreshed with the comments cleared from the right column.  The title of
  558.      the middle column changes to Words with Synonyms.  The middle column no
  559.      longer contains the deleted heading.  If there are no other words in the
  560.      middle column, the highlighting appears in the left column.
  561.  
  562.      NOTE:  You can use the same word as a heading multiple times.  This
  563.      capability has its practical applications.  If you have done this, only
  564.      the heading that you accessed is deleted.
  565.  
  566.      If you type an N in response to the 'Are you sure, Y/N?' prompt, you can
  567.      continue reviewing the accessed heading as per usual.
  568.  
  569.  
  570.  
  571.      Printing your Cross References
  572.  
  573.  
  574.      To make a hard copy of your cross references to an accessed heading,
  575.      proceed as follows:
  576.  
  577.      1)  Prepare your printer.
  578.  
  579.      2)  Access the desired heading.
  580.  
  581.      3)  Press the TAB key until the desired heading is highlighted in the
  582.      title block of the middle column.
  583.  
  584.      4)  Press F7.  The print out should start within a few seconds.  For
  585.      headings with a large number of cross references, a slight delay may
  586.  
  587.  
  588.                                             48
  589.  
  590.  
  591.  
  592.  
  593.  
  594.  
  595.  
  596.  
  597.  
  598.  
  599.  
  600.  
  601.      occur.
  602.  
  603.      A common mistake is to press F7 while the highlighting is in the left
  604.      column.  This results in a 25-page listing of the vocabulary list for the
  605.      default version.  Press the ESC key to stop print out of the vocabulary
  606.      list.  The ESC key will NOT stop print out of the accessed heading.
  607.  
  608.  
  609.  
  610.      Exporting Your Cross References to an ASCII Disk File
  611.  
  612.  
  613.      To export a soft copy of your cross references to an ASCII file, proceed
  614.      as  follows:
  615.  
  616.      1)  Decide on a file name.
  617.  
  618.        You are prompted for a file name during this procedure.  The file name
  619.      must be a valid DOS file name.  The program does not perform any check of
  620.      the file name.
  621.  
  622.        If you enter an invalid file name, results are unpredictable.
  623.  
  624.        If you enter the file name of an existing file, the existing file is
  625.      erased when you press F5.  No warning or advisory message is provided.
  626.  
  627.        The file name can include a drive specifier and path information.
  628.  
  629.        You MUST type in the extension.  The program will not provide one.
  630.      Without the extension, some word processors may not access the file.  Many
  631.      will not access the file as easily without the proper extension.  Check
  632.      the documentation provided with your word processor and use the proper
  633.      extension.
  634.  
  635.      2)  If working with floppies, insert the target diskette in the
  636.      appropriate drive.
  637.  
  638.        As has been discussed elsewhere, it is a good idea to use a separate
  639.      diskette for the purpose of exporting these soft copy versions of your
  640.      cross references.
  641.  
  642.        Keep track of the space on your target diskette.  As has been discussed
  643.      elsewhere, a full disk error is a fatal error.  You will get kicked out of
  644.      the program.
  645.  
  646.        Minimum space required is 1,000 bytes.  To this add 10 bytes per word in
  647.      the middle column, 80 bytes per phrase displayed (when the F2 key is
  648.      pressed while the accessed heading is highlighted in the title block of
  649.      the middle column), and 50 bytes per line of comments including all blank
  650.      lines.
  651.  
  652.  
  653.  
  654.                                             49
  655.  
  656.  
  657.  
  658.  
  659.  
  660.  
  661.  
  662.  
  663.  
  664.  
  665.  
  666.  
  667.        The maximum possible space consumed by a single heading is 170,000
  668.      bytes.  But this is ridiculous and will probably NEVER occur.  Even if it
  669.      does, it will fit on a single floppy if you use one that is less than half
  670.      full.  As a typical example, the soft copy file created by this procedure
  671.      for the provide cross references to the word 'rights' consumes
  672.      approximately 4,000 bytes of disk space.
  673.  
  674.      3)  Access the desired heading.
  675.  
  676.      4)  Press the TAB key until the desired heading is highlighted in the
  677.      title block of the middle column.
  678.  
  679.      5)  Press F5.  You are prompted for a file name.  Type in the file name
  680.      with drive specifier, path information and extension as discussed
  681.      previously.
  682.  
  683.      6)  Press ENTER.  The export should start within a few seconds.  For
  684.      headings with a large number of cross references, a slight delay may
  685.      occur.
  686.  
  687.      A common mistake is to press F5 while the highlighting is in the left
  688.      column.  This results in a 100,000 byte listing of the vocabulary list for
  689.      the default version.  Press the ESC key to stop exporting of the
  690.      vocabulary
  691.      list.  The ESC key will NOT stop exporting of the accessed heading.
  692.  
  693.      Don't worry about swapping diskettes.  If you are working with diskettes
  694.      and you forget to swap back to the index or program diskette, you are
  695.      prompted for them when they are needed.  You are NOT prompted for the
  696.      alternate diskette to export soft copy files of your cross references.
  697.      You must do this on your own.
  698.  
  699.  
  700.  
  701.  
  702.  
  703.  
  704.  
  705.  
  706.  
  707.  
  708.  
  709.  
  710.  
  711.  
  712.  
  713.  
  714.  
  715.  
  716.  
  717.  
  718.  
  719.  
  720.                                             50
  721.  
  722.  
  723.  
  724.  
  725.  
  726.  
  727.